"Self check-in e de visu dopo il Consiglio di Stato: QR code e selfie alla porta"

Il self check-in negli affitti brevi è ancora possibile, ma non può più ridursi a una keybox con un codice. Con la sentenza n. 9101/2025 il Consiglio di Stato ha confermato che l'ospite va identificato "de visu", cioè verificando che la persona che entra sia davvero quella del documento. Questo controllo non richiede per forza la tua presenza: può avvenire con strumenti tecnologici predisposti da te, nel momento in cui l'ospite arriva.

La circolare del Viminale di novembre 2024

Tutto parte dall'art. 109 del TULPS, che obbliga chi dà alloggio a identificare gli ospiti e a comunicarne i dati alla Questura tramite Alloggiati Web.

Il 18 novembre 2024 il Ministero dell'Interno ha diffuso una circolare secondo cui l'identificazione a distanza, senza una verifica visiva della persona, non soddisfa l'art. 109. Ricevere via chat la foto di un documento e lasciare le chiavi in una cassetta non bastava: chi gestisce l'alloggio deve verificare che chi entra sia davvero il titolare del documento.

Dal TAR Lazio al Consiglio di Stato

La circolare è stata impugnata e, a maggio 2025, il TAR Lazio l'ha annullata. Per qualche mese molti host hanno considerato di nuovo legittimo il check-in totalmente da remoto.

Il quadro è cambiato con l'appello del Ministero e di Federalberghi. Il Consiglio di Stato, Sezione III, con la sentenza n. 9101/2025 del 21 novembre 2025, ha riformato la decisione del TAR:

• l'identificazione degli ospiti deve avvenire de visu;
• la circolare non crea un obbligo nuovo, ma si limita a interpretare l'art. 109 del TULPS;
• una keybox con un codice, da sola, non è sufficiente.

Soprattutto, i giudici chiariscono che il riconoscimento de visu "non si esaurisce giocoforza nella verifica analogica in presenza da parte del titolare", perché con le nuove tecnologie "potrebbe essere effettuata mediante appositi dispositivi di videocollegamento predisposti dal gestore". In altre parole: non devi essere lì di persona, ma devi predisporre uno strumento che faccia la verifica.

Cosa serve, in pratica

La sentenza non elenca le tecnologie ammesse e al momento non risultano linee guida tecniche ufficiali. Dalla lettura prevalente dei commentatori emergono però tre condizioni che un sistema dovrebbe rispettare:

1. Confronto tra volto e documento: si verifica che il volto della persona corrisponda alla foto del documento d'identità che ha fornito.
2. Nel momento dell'accesso: il controllo avviene quando l'ospite arriva alla struttura, non giorni prima e non da un luogo qualsiasi. È quello che molti commentatori chiamano verifica "hic et nunc", qui e ora.
3. Una traccia verificabile: resta una registrazione di chi si è identificato, quando e con quale esito, da poter mostrare in caso di controllo.

Raccogliere i documenti in anticipo con il check-in online resta utile, perché ti serve per Alloggiati Web, ma da solo non soddisfa queste condizioni.

Cosa è ammesso e cosa non basta

Il QR code alla porta risolve il problema più pratico della videochiamata: non devi essere disponibile a ogni arrivo, anche a mezzanotte, e la verifica avviene proprio davanti all'ingresso.

Il self check-in con QR code e riconoscimento facciale di Alberga

In Alberga la verifica dell'identità è legata alla porta. Funziona così:

1. Check-in online prima dell'arrivo. L'ospite compila i dati e carica il documento da un link; dal piano Avanzato i dati partono in automatico verso Alloggiati Web e ISTAT.
2. Porte protette dal selfie. Nelle impostazioni dell'alloggio spunti Richiedi un selfie per vedere il codice di questa porta su ogni porta che vuoi proteggere: il portone, l'appartamento, anche una keybox. Finché la verifica non è riuscita, l'ospite non vede né il codice né il pulsante di apertura.
3. QR code sulla porta. Stampi il QR code dell'alloggio e lo attacchi all'ingresso. All'arrivo l'ospite lo inquadra con il telefono e sceglie il suo nome tra gli ospiti della prenotazione che hanno caricato il documento.
4. Selfie con verifica di vitalità. La fotocamera scatta da sola quando il volto è centrato e ben illuminato. Il sistema controlla che davanti ci sia una persona vera, e rifiuta la foto di una foto, poi confronta il volto con la foto del documento di quell'ospite.
5. Accesso. Se il volto corrisponde, si apre la pagina di benvenuto con i codici delle porte e i pulsanti di apertura delle serrature smart. La verifica vale per tutta la prenotazione: l'ospite non deve ripeterla per ogni porta.

La verifica parte solo dal QR code all'ingresso: se l'ospite apre prima la pagina di benvenuto, trova le porte bloccate e l'invito a inquadrare il codice alla porta. Così il confronto avviene davvero nel momento dell'arrivo, davanti alla struttura.

Controllo e traccia per l'host

Ogni tentativo resta registrato nella scheda della prenotazione, alla voce Verifiche d'identità: chi ha provato, quando, con quale esito e da quale dispositivo. Questa è la traccia che ti serve in caso di controllo.

• Selfie conservati per la revisione: per impostazione predefinita Alberga conserva i selfie, così puoi confrontarli tu stesso con il documento. Vengono cancellati 3 giorni dopo il check-out. Se preferisci, puoi conservare solo l'esito e il punteggio del confronto.
• Limite ai tentativi: dopo 5 tentativi falliti in 15 minuti la verifica si blocca temporaneamente.
• Avvisi: se una prenotazione accumula tentativi falliti, per impostazione predefinita dopo 3, ricevi un messaggio nella chat di Alberga e i manager del tuo team un messaggio WhatsApp.
• Sblocco manuale: se l'ospite ha un problema, per esempio un documento caricato solo in PDF senza foto leggibile, puoi verificarlo tu in videochiamata e sbloccare i codici dalla scheda della prenotazione.

Il riconoscimento facciale tratta dati biometrici: prima dello scatto Alberga mostra all'ospite per cosa serve il selfie e per quanto tempo viene conservato. Verifica con il tuo consulente privacy che l'informativa della tua struttura lo preveda.

La verifica con QR code e selfie è inclusa nel piano Avanzato (30 euro per immobile al mese, IVA esclusa), con 15 giorni di prova gratuita. Se vuoi vederla sui tuoi alloggi, prenota una demo.

Le domande ancora aperte

• Linee guida tecniche: finché il Ministero non indica le tecnologie ammesse, ogni sistema, videochiamata compresa, si basa su un'interpretazione della sentenza.
• Sistemi automatici: la sentenza parla di dispositivi predisposti dal gestore e non esclude un confronto automatico, ma non lo nomina nemmeno. Conservare i selfie e rivederli tu stesso aggiunge un controllo umano.
• Ospiti in gruppo: la prassi più prudente è identificare ogni ospite, non solo chi ha prenotato.
• Prassi locali: le Questure possono dare indicazioni operative diverse. Se hai dubbi, chiedi alla Questura competente.